Code of Ethics

 

Premessa

Il codice etico di Exein S.p.a. (d’ora in avanti il “Codice Etico”) individua i principi e i valori che costituiscono il presupposto essenziale di ogni attività aziendale e di ogni obiettivo che la società intende raggiungere.

L’osservanza del presente Codice Etico da parte degli amministratori, del management e dei dipendenti, è quindi di importanza fondamentale per l’efficienza, l’affidabilità e la reputazione di Exein S.p.a. (d’ora in avanti “Exein”); fattori che costituiscono un patrimonio decisivo per il successo dell’impresa.

Exein, si impegna a promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte di tutti coloro che partecipano al perseguimento dell’oggetto sociale e degli altri stakeholder, impegnandosi a tenere in considerazione i suggerimenti e le osservazioni che dovessero scaturire da questi con l’obiettivo di confermare o integrare il Codice.

Le regole e i principi contenuti nel presente documento hanno come presupposto il rispetto di ogni norma di legge e l’adozione di una condotta eticamente corretta ed equa da parte di tutti gli esponenti aziendali e di tutti coloro che a qualsiasi titolo, operano per la società, anche solo occasionalmente.

Ciò, anche in considerazione dei principi contenuti del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, che ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico un’inedita forma di responsabilità per le persone giuridiche, assimilabile alla responsabilità penale, qualora vengano commessi reati nell’interesse o a vantaggio della società.

Tale decreto prevede, tra l’altro, un sistema sanzionatorio particolarmente rigoroso, statuendo, altresì, che il codice etico, collocato all’interno di un effettivo modello di organizzazione, gestione e controllo, possa assumere una forza di protezione a beneficio della società stessa.

Dunque, il consiglio di amministrazione di Exein ha ritenuto opportuno predisporre un proprio modello di organizzazione, gestione e controllo attraverso l’auditing dei processi organizzativi interni e l’individuazione di un organismo di vigilanza, con compiti di controllo e di monitoraggio.

Il presente Codice Etico si propone, in definitiva, come modello di riferimento per tutti coloro che operano per Exein, i quali devono adeguare i propri comportamenti ai principi di lealtà, trasparenza e buona fede, condivisi dalla società.

A tal fine, Exein farà in modo che tutti i propri dipendenti e collaboratori siano informati in merito alla normativa vigente, al presente Codice Etico ed ai comportamenti da assumere di conseguenza.

Exein non avvierà o proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi ai principi ed alle regole di condotta qui indicate.

Il Consiglio di Amministrazione di Exein S.p.a., con apposita delibera, ha istituito l’Organismo di Vigilanza (di seguito, per brevità, “Organismo”) al fine di porre in essere adeguate verifiche circa l’osservanza del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti e procedure di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive.

L’Organismo è un organo monocratico, collocato in posizione verticistica, che riporta al Consiglio di Amministrazione i risultati dell’attività, eventuali criticità emerse ed eventuali interventi correttivi e migliorativi.

 

1 — Missione e visione etica.

La missione di Exein, consiste nello sviluppo di tecnologie dotate di intelligenza artificiale per la protezione di dati e informazioni classificate.

Exein intende quindi contribuire in modo significativo e determinante alla sicurezza della collettività e al conseguimento del suddetto obiettivo è orientata la strategia e la gestione operativa della società.

L’osservanza delle disposizioni di legge, dei regolamenti e dello statuto, l’integrità etica e la correttezza, costituiscono l’approccio alle relative funzioni di ogni membro di Exein e devono caratterizzare i comportamenti di tutta la sua organizzazione, le cui condotte devono essere ispirate a principi di onestà, imparzialità, affidabilità, correttezza e buona fede.

La cultura di Exein si basa e si sviluppa sull’etica ed in particolare sui valori condivisi dai suoi fondatori: primo fra tutti quello dell’eccellenza: Exein intende migliorare la sicurezza della collettività avvalendosi delle migliori risorse del settore.

Exein riconosce, condivide e recepisce le libertà fondamentali contenute nella Costituzione della Repubblica italiana, cui il presente Codice Etico si ispira; per tale ragione, Exein, non intraprenderà alcuna relazione di business con stati, governi o comunità ove le suddette libertà fondamentali non sono riconosciute e garantite.

In nessun modo l’interesse o il vantaggio di Exein potrà giustificare l’assunzione di una condotta in violazione dei principi contenuti nel presente Codice Etico.

 

2 — Principi generali e regole di condotta

 

Imparzialità

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder Exein non opera alcuna discriminazione che sia basata su razza, nazionalità, orientamento religioso, credo politico, stato di salute o orientamento sessuale.

Exein seleziona il personale, i collaboratori e i propri consulenti basandosi unicamente sul criterio meritocratico e della competenza professionale.

Ogni membro di Exein è quindi libero di esprimere sé stesso o le proprie opinioni entro l’invalicabile limite della libertà altrui, del rispetto reciproco, tenendo altresì presente il contesto lavorativo cui si appartiene.

Nei rapporti con i fornitori, i processi di acquisto sono mirati all’ottenimento del miglior vantaggio economico per la società e tengono in debita considerazione le capacità tecniche e le competenze dei propri contraenti valutandone globalmente l’affidabilità, con riferimento alla specificità delle prestazioni da rendere.

Nella scelta dei propri fornitori di beni e servizi, Exein, opera nel pieno rispetto della normativa vigente e delle eventuali previsioni contrattuali concordate.

Nessun membro di Exein, sia esso in posizione apicale o meno, potrà accettare denaro, doni o altre utilità da parte dei fornitori. Nel caso in cui i predetti beni vengano recapitati al soggetto interessato, quest’ultimo dovrà darne comunicazione al proprio referente e immediatamente far prevenire gli stessi al mittente.

 

Lealtà e correttezza 

Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.

Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholder o si avvantaggi “personalmente” di opportunità d’affari dell’impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, costituiscono conflitto di interessi:

– la cointeressenza, palese od occulta, del dipendente o collaboratore di Exein; in attività di fornitori, clienti o concorrenti;

– la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli dell’azienda;

– l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorativa a vantaggio proprio o di terzi e, comunque, in contrasto con gli interessi dell’azienda;

– lo svolgimento di attività di qualunque genere (prestazioni d’opera, prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti o presso terzi in contrasto con gli interessi dell’azienda.

 

Trasparenza e riservatezza

Exein promuove iniziative mirate a garantire un dialogo continuo con i suoi stakeholder. Tali relazioni sono caratterizzate dalla massima trasparenza, dal rispetto per i principi di accuratezza delle informazioni fornite e dalla tempestività.

I dipendenti ed i collaboratori di Exein sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.

Ogni operazione, dovrà essere opportunamente documentata onde consentire l’auditing del processo decisionale.

In nessun caso è permesso divulgare notizie, comunicazioni o commenti che possano pregiudicare gli interessi dell’azienda e dei suoi azionisti.

Ogni attività di comunicazione dei membri di Exein, rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività, salvaguardando, tra le altre, le informazioni price sensitive ed i segreti industriali, fondamentali per il perseguimento dell’oggetto sociale di Exein.

Exein assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e, comunque, sempre in conformità alle norme giuridiche vigenti.

A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni.

I dipendenti ed i collaboratori di Exein sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria funzione aziendale.

 

Centralità della persona e tutela della sicurezza sul luogo di lavoro

Exein tutela l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti e dei suoi collaboratori, assicurando condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri, verificando altresì che i propri partner e fornitori assicurino le medesime condizioni di lavoro ai propri dipendenti.

La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

Le informazioni richieste ai candidati sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni dei candidati stessi.

In occasione della costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente e collaboratore di Exein riceve accurate informazioni relative a:

– le caratteristiche della funzione e delle mansioni che sarà chiamato a svolgere;

– gli elementi normativi e retributivi regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;

– i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa.

Tali informazioni sono presentate al dipendente ed al collaboratore in modo che questi ultimi sottoscrivano il contratto di lavoro con piena consapevolezza e volontà.

Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, oltre che nella fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai dipendenti (ad esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (ad esempio per assegnazione di incentivi in base ai risultati raggiunti).

L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità.

Compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono, inoltre, favorite quelle flessibilità nell’organizzazione del medesimo che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.

La valutazione dei dipendenti e dei collaboratori è effettuata in maniera allargata coinvolgendo i responsabili, l’ufficio del personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con il candidato.

Exein si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sul luogo di lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti, collaboratori ed imprese esterne di cui la società eventualmente si avvalga.

Exein si adegua alla normativa corrente in tema di sicurezza del lavoro, effettuando, altresì, azioni preventive al fine di tutelare in modo efficiente ed efficace la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l’interesse degli altri stakeholder.

A tal fine, Exein realizza interventi di natura tecnica ed organizzativa, attraverso l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza, la continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere, l’adozione delle migliori tecnologie, il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro, l’apporto di interventi formativi e di comunicazione.

 

Tutela dell’ambiente

Exein si impegna alla tutela della salute del proprio personale, delle risorse naturali e dell’ambiente favorendo l’integrazione delle migliori pratiche ambientali in tutte le decisioni aziendali.

Ogni attività è mirata a contenere e limitare l’impatto ambientale: particolare attenzione è rivolta all’adozione di tecnologie che consentono il risparmio energetico ed idrico e di strategie di riciclaggio dei rifiuti.

Ogni membro di Exein deve contribuire attivamente a limitare i rifiuti e gli agenti inquinanti, a preservare le risorse e a riciclare i materiali.

In Exein i rifiuti devono essere separati conformemente alle procedure di riciclaggio indicate in azienda. Ciascuno deve limitare il consumo idirico ed energetico. Ogni membro di Exein deve promuovere la consapevolezza ambientale, sensibilizzando i colleghi sui temi di sostenibilità ambientale.

 

Criteri di condotta nei rapporti con la pubblica amministrazione

L’assunzione di impegni verso la pubblica amministrazione e le istituzioni è riservata esclusivamente agli organismi aziendali preposti ed autorizzati o ai

collaboratori esterni a ciò espressamente delegati.

Exein esige il rispetto e la più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili per non compromettere in alcun modo la sua integrità e la reputazione.

Proprio al fine di permettere l’effettuazione, in ogni momento, di controlli sulle operazioni con la pubblica amministrazione e le istituzioni da parte degli organi aziendali preposti, è necessario che ogni membro di Exein conservi con cura ogni documento, su qualunque supporto, ivi incluse anche le email, sia riguardanti la fase precontrattuale che quella successiva. Ciò è necessario anche laddove il potenziale contratto non si concluda.

Detto approccio dovrà altresì essere adottato nel caso la società partecipi a gare d’appalto.

È proibito offrire od accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione od utilità per ottenere un trattamento agevolato nel rapporto intrattenuto con la pubblica amministrazione e le istituzioni.

In particolare, non è consentito offrire denaro, doni o altre utilità a pubblici ufficiali ed incaricati di pubblico servizio né a dirigenti, funzionari o dipendenti in genere della pubblica amministrazione o delle istituzioni o a loro parenti, sia italiani che di altre nazionalità, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di limitato valore economico.

In quei paesi dove è nel costume offrire doni a clienti od altri, è possibile agire in tal senso quando questi doni siano di natura appropriata e di valore modico, a condizione che ciò non possa essere mai interpretato come una ricerca di favori.

In altre parole, gli atti di cortesia commerciale, quali omaggi o forme di ospitalità, o qualsiasi altra forma di beneficio (anche sotto forma di liberalità), sono consentiti soltanto se di modico valore e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di Exein e da non poter essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come atti destinati ad ottenere vantaggi e favori in modo improprio.

In ogni caso tali atti devono essere sempre autorizzati ed adeguatamente documentati.

Quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto con la pubblica amministrazione o con le istituzioni, il personale incaricato della trattativa per conto di Exein non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della pubblica amministrazione o delle istituzioni.

Qualsiasi dipendente, che riceva direttamente o indirettamente proposte di benefici da pubblici funzionari, incaricati di pubblico servizio o dipendenti in genere della pubblica amministrazione o di altre istituzioni pubbliche, deve immediatamente darne notizia all’Organismo di Vigilanza, se dipendente, ovvero al proprio referente aziendale, se soggetto terzo.

Nel caso specifico di evidenza pubblica si dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.

Queste regole si applicano anche ai soggetti di cui Exein dovesse servirsi onde essere rappresentata nei rapporti con la pubblica amministrazione o con le istituzioni.

In nessun caso Exein si farà rappresentare, nei rapporti con la pubblica amministrazione o con le istituzioni, da un consulente o da un soggetto terzo, in relazione al quale si possano creare conflitti d’interesse.

Nel corso di una trattativa d’affari, richiesta o rapporto commerciale con la pubblica amministrazione o con le istituzioni, non è consentito, in alcun caso:

– esaminare o proporre opportunità di impiego o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della pubblica amministrazione o delle istituzioni a titolo personale;

– offrire o in alcun modo fornire omaggi;

– sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.

 

Concorrenza e antitrust

La concorrenza leale è prerequisito fondamentale nella creazione del successo aziendale attraverso performance positive.

Exein riconosce senza riserve i principi dell’economia di mercato e della concorrenza leale, anche noti come leggi antitrust, e agisce conformemente alle norme relative a concorrenza, antitrust e commercio applicabili in ogni paese in cui opera.

Gli accordi che risultano in violazione della concorrenza leale sono severamente proibiti, come le pratiche commerciali che possono rappresentare una violazione delle norme antitrust.

I membri di Exein evitano di confrontarsi con i concorrenti su tematiche di pricing o strategie di mercato, non stipulando alcun accordo con concorrenti che abbiano a oggetto prezzi, clienti o aree di mercato.

Le informazioni sulla concorrenza devono essere ottenute esclusivamente attraverso canali pubblici e in modo lecito.

 

Diritti di proprietà intellettuale

I diritti di proprietà sulle conoscenze sviluppate sul luogo di lavoro di Exein appartengono a quest’ultima, che ha il diritto di utilizzarle come tali, conformemente alle leggi applicabili.

Ad ogni membro di Exein è richiesto di contribuire attivamente, nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, alla salvaguardia e gestione della proprietà intellettuale al fine di consentirne lo sviluppo, la protezione e l’accrescimento.

Inoltre, nel fare ciò, ogni membro di Exein deve astenersi dall’usare la proprietà intellettuale di Exein o dal consentire ad altri di utilizzarla per scopi personali, prestando attenzione a prevenire comportamenti che potrebbero risultare pregiudizievoli per la proprietà intellettuale o per i segreti commerciali di Exein, proteggendo i diritti della società contro eventuali violazioni.

Tutti i dipendenti devono astenersi dallo sviluppare in modo indipendente ed autonomo, o per conto terzi, software, codici sorgente o qualunque altro bene oggetto di diritti di privativa di titolarità di Exein.

L’utilizzo del marchio aziendale, da parte di soggetti esterni alla società, ivi inclusi i consulenti di Exein, può avvenire esclusivamente in ragione di uno specifico accordo scritto di licenza.

Nel caso di sviluppo di proprietà intellettuale, ogni dipendente dovrà accuratamente verificare che ciò non rappresenti una violazione di diritti di privativa di soggetti terzi. A tale scopo il dipendente, nella predetta valutazione, dovrà necessariamente coinvolgere il proprio referente aziendale.

 

III. Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori

Destinatari Codice Etico sono tutti gli esponenti aziendali (amministratori, dipendenti e collaboratori), senza alcuna eccezione, e tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti o relazioni con Exein ed operano per perseguirne gli obiettivi.

Ogni esponente aziendale è obbligato al rispetto del Codice Etico poiché Exein ritiene questo aspetto di fondamentale importanza per perseguire un modello aziendale eticamente responsabile.

I dipendenti ed i collaboratori tutti di Exein hanno l’obbligo di:

– conoscere le norme;

– astenersi da comportamenti contrari ad esse;

– rivolgersi al superiore o all’Organismo di Vigilanza preposto per chiarimenti o report sulle violazioni

– promuovere la divulgazione del Codice Etico agli stakeholder.

L’osservanza delle norme del presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’articolo 2104 del codice civile.

Le violazioni delle norme del Codice Etico potranno costituire inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, nel rispetto delle procedure previste dall’articolo 7 dello statuto dei lavoratori e della normativa speciale eventualmente applicabile, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni dalle stesse derivanti.

L’osservanza del Codice deve considerarsi parte essenziale anche delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori non subordinati e dai soggetti aventi relazioni d’affari con Exein.

La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto o dell’incarico di collaboratori esterni e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

Exein si impegna a prevedere e ad irrogare con coerenza, imparzialità ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro.

Ciò anche a prescindere dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento costituisca reato, in ossequio ai principi di tempestività ed immediatezza della sanzione disciplinare.

Exein si impegna, inoltre, ad approfondire e aggiornare il codice etico di comportamento al fine di adeguarlo all’evoluzione della sensibilità civile e della normativa di rilevanza per il codice stesso.

Il management di Exein è tenuto ad osservare il Codice Etico nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti della società ed i componenti del consiglio di amministrazione, nel fissare gli obiettivi di impresa, devono ispirarsi ai suoi principi.

Coloro che occupano posizioni di responsabilità in Exein (i cosiddetti soggetti apicali) sono, infatti, tenuti ad essere d’esempio per i propri dipendenti e collaboratori, ad indirizzarli all’osservanza del Codice Etico ed a favorire il rispetto delle norme.

Devono inoltre riferire all’Organismo di Vigilanza ogni informazione utile circa eventuali carenze nei controlli, comportamenti sospetti, ecc., e modificare i sistemi di controllo della propria funzione su indicazione dell’Organismo di Vigilanza stesso.

Exein provvede a stabilire adeguati canali di comunicazione attraverso i quali i soggetti interessati possano rivolgere le proprie segnalazioni in merito all’applicazione o alle violazioni del presente codice etico comportamento.

In alternativa, tutti i soggetti interessati possono segnalare per iscritto ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo di Vigilanza preposto, il quale:

– provvede ad un’analisi della segnalazione, effettuando l’audizione del presunto responsabile della violazione e garantendo allo stesso la possibilità di esporre le proprie difese;

– assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge;

– in caso di accertata violazione del codice etico, riporta la segnalazione e gli eventuali suggerimenti ritenuti necessari al vertice aziendale o alle funzioni interessate, secondo la gravità delle violazioni.

Gli enti preposti definiscono i provvedimenti da adottare secondo la normativa in vigore e secondo il sistema disciplinare adottato dalla società, ne curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’Organismo di Vigilanza.

È compito dell’Organismo di Vigilanza segnalare ai soggetti aziendali deputati all’irrogazione delle sanzioni le violazioni commesse, proponendo anche l’adozione di adeguate misure disciplinari.

Ogni richiesta di chiarimento ed ogni segnalazione dovranno essere indirizzate a: odv@exein.io